本文作者：郑老师

作者介绍：旭诺信息资深财税研究员，财税行业15年从业经验，在进出口税费管理、发票管理领域为数十家500强企业制定财税流程化解决方案。

近年来，办公无纸化的呼声越来越高，很多行业已经开始逐步实施电子化办公。随着电子发票的普及，发票的无纸化管理也已经深入到企业财税管理的各个层面。本文就来对500强企业的“发票无纸化”管理方法进行揭秘，希望对广大企业的发票管理提供更多思路。

看文章前，我们先来问三个问题：

1、您企业开始发票无纸化管理了吗？

2、您认为有必要进行发票无纸化管理吗？

3、良好的发票无纸化管理机制需要具备哪些条件？

带着这三个问题，首先我们来了解一下，什么是发票无纸化管理。

什么是发票无纸化管理？

发票无纸化管理，即将原本依托纸张为载体的发票资料，经过版式文件处理，转化为符合国家、税务、企业要求的数据电文，从而便于企业对发票承载的信息进行处理、分析、应用的管理。在无纸化和数字化的进程中，企业可实现消费端、报销端、财务系统之间的数据互通，形成具备统一性、唯一性和权威性的发票管理数据库，使企业达到提高效率、规避风险，实现环保、降低成本的目的。

企业发票无纸化管理案例

V开头的某著名汽车品牌企业，进出口业务一直是财税管理的难点，前期，企业通过旭诺进口税费一体化方案已经解决了进口税费管理问题，本文不再赘述。2019年，企业因进项抵扣和出口退税业务申报的数据处理问题，将发票的无纸化管理提上日程。

首先，来看企业前期在管理发票上的几大困扰，这些困扰也是很多企业的共同问题。

1、因涉及到出口退税、进项抵扣和报销等多种业务，企业发票需要进行区分处理；

2、财务收到纸质发票的时间明显滞后于开票日期，导致业务流程被人为拉长，只有收到纸质票据才能发现问题发票，一退一返，时间更加冗长，耽误了业务流程；

3、用于出口退税、库存管理、供应商管理的发票底账数据需要人工整理，发票由纸质单据转化为电子数据的工作量巨大，人工处理耗时多，且有错漏风险；

4、关于电子发票查验和重复报销的管理；

5、纸质发票查找困难，翻阅留档资料多有不便等等。

2019年，企业通过旭诺进项发票管理系统进行了发票无纸化管理升级，该系统与国家发票电子底账系统对接，将企业取得的进项发票同步转化为全票面信息数据电文，通过系统进行可视化管理，数据在报销管理、库存管理、供应商管理等方面可直接应用。如今，企业在开票日期次日即可获得发票信息，无需等待纸质发票流转到财务部后才能开始业务处理，大幅度提升了退税申报效率，从而让企业退税款及早转回企业账户。企业财务总监：“发票无纸化管理是企业实现财务共享的第一步，目前，我们的财务流程得到了充分的简化，原本需要依赖手工处理的数据都不再需要人工整理，财务人员更多的关注点放在了税务筹划、财务分析等方便！”

发票无纸化管理的优势

数据电文，同步传输

在税务大数据背景下，旭诺进项发票管理系统与国家电子底账库对接，企业所需的发票数据不依赖纸张载体，可通过互联网直接将开票方的数据电文传输到收票方，开票次日即可获得发票数据，实现票据信息的同步更新，加快了企业进项票的处理进程。

发票状态，随时掌握

在发票管理界面可查看发票结构化数据、原始图像以及发票状态和认证状态，已作废的发票、未认证的发票、未抵扣的发票和已抵扣、已退税的发票通过发票状态和认证状态加以区分，让企业对自身发票的状态和情况清晰了解掌握。

快速退税，资金回流

发票无纸化管理以后，无需等纸质发票到财务手中，即可通过发票的电子数据与报关单进行配单，配单成功的可直接申报退税。而如果发票数据开具有误，也可以紧急联系销方重开，避免因票据明细不符导致的影响退税。经统计，发票无纸化使快企业退税速度提升40%-60%。

数据共享，永久存储

财务、税务、业务部门通过发票管理系统实现了数据的共享，不再需要邮件、纸质资料的传输，相关人员通过系统可自行选取、下载所需要的数据，使得工作效率显著提升。同时，企业的发票数据永久存储在智能云平台中，不担心本地数据库损坏导致数据丢失。

PDF存档，便于查找

企业所有发票支持PDF版式化文件归集管理，当企业需要查找往年发票资料时，无需翻阅纸质发票，可通过系统筛选条件直接锁定需要查找的发票，通过版式化文件可预览发票全部票据信息和发票状态。

大、中、小企业如何个性化定制发票无纸化管理方案

企业规模不同，对发票无纸化管理的需求也不同，中小型企业更多考虑到成本和预算，更注重方案的性价比；大企业预算充足，更加注重系统的功能性、流程的简化性和数据的安全性。鉴于各个企业的不同需求，旭诺进项发票管理系统提供了标准化系统功能+定制化方案相结合的解决方案，使得中小企业可以在较低预算下实现发票无纸化管理的同时，大型企业也能得到更多个性化需求的延展。当中小型企业发展壮大后，不需要更换系统，在原系统上增加需求，即可灵活开发出符合企业个性化需求的功能。

关于发票无纸化管理，今天就介绍到这里，更多关于财税业务的内容，可持续关注旭诺公众号查看。