1、单证备案的主体

出口企业，包括生产企业和外贸企业，外贸综合服务企业对代办退税的出口业务参照外贸企业自营出口业务。

2、适用范围

出口退（免）税货物

3、单证类型

1.外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等。

2.出口货物装货单；

3.出口货物运输单据，具体包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证。

4、备案时间

申报出口退（免）税后15日内

5、备案形式

纸质备案和电子备案

6、保存期限

5年

7、可不备案情形

（1）视同出口货物、对外提供修理修配劳务、出口劳务、出口服务不实行备案单证管理；

（2）横琴、平潭购买企业购进货物（含水、蒸汽、电力、燃气）退税，不实行备案单证管理；

（3）经国务院批准开展市场采购贸易方式试点的市场集聚区，其市场采购贸易综合管理系统的免税管理系统，经国家税务总局验收后，出口货物免税不实行备案单证管理；

（4）对于外商投资企业采购国产设备退税、中标机电产品退税、出口加工区水电气退税等没有货物出口的特殊退税政策业务，暂不实行备案单证管理制度。

8、注意事项

（1）若无法取得上述原始单证的情况，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。

例如，随着通关无纸化的推广，出口企业在货物报关出口时，无法取得出口货物装货单，可以使用《通关无纸化出口放行通知书》代替。

（2）因出口货物的成交方式特殊，没有有关备案单证的，应事先准备好相关书面说明及业务证明材料，以备主管税务机关的调查评估。

1、适用免税政策

出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。

2、适用征税政策

（1）出口货物的提单或运单等备案单证为伪造、虚假的；

（2）提供的增值税专用发票上的货物名称、数量与供货企业的发货单、出库单及相关国内运输单据等凭证上的相关内容不符，数量属合理损溢的除外；

（3）出口货物报关单上的商品名称、数量、重量与出口运输单据载明的不符，数量、重量属合理损溢的除外。

3、主管税务机关予以处罚

（1）出口企业和其他单位未按规定装订、存放和保管备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚（具体处罚内容为：由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款；情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款。）；

（2）出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定处罚（具体处罚内容为：税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款）。

1、直接评定为四类

出口企业上一年度发生过拒绝向税务机关提供有关出口退（免）税账簿、原始凭证、申报资料、备案单证等情形的，其出口企业管理类别应评定为四类。

2、动态调整为四类

一类、二类、三类出口企业发生拒绝提供有关出口退（免）税账簿、原始凭证、申报资料、备案单证的，出口企业管理类别应动态调整为四类。

3、动态调整为三类

一类、二类出口企业不配合税务机关实施出口退（免）税管理，以及未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，出口企业管理类别应动态调整为三类。

1、案例来源

国家税务总局广州市税务局第二稽查局 税务文书送达公告2019年第9981号（广州市赐利皮具有限公司税务处理决定书）

2、违规及处罚

• 违规1

违规事实：虚假单证骗税

2016年6月报关出口背包、钱包、挎包一批，出口报关单号为531620160166117306，出口金额49,895.00美元,折合人民币328,753.16元。8月该笔出口业务向税务机关申报出口退税，涉及免抵退税额49,312.98元。对该笔业务备案单证情况进行检查，其中出口运输单据（海运提单）经与真实承运人出具的海运提单对比明显不符，为虚假单证。

处理决定：追缴已退出口退税并视同内销征税

利用他人货物假报出口骗取国家出口退税款49,312.98元的行为，定性骗税，追缴已退税款49,312.98元，并按视同内销货物征收增值税。

• 违规2

违规事实：单据内容不符

2016年期间凭借2笔报关出口业务向税务机关申请出口退税，涉及免抵退税额131,865.95元，对2笔出口业务的备案单证情况进行检查，其中出口运输单据（载货清单）载明的数量、重量与对应的报关单上载明的数量、重量明显不符。

处理决定：追缴已退出口退税并视同内销征税

对报关单上的数量、重量与出口运输单据载明的数量、重量明显不符的违法事实，追缴已退出口退税款131,865.95元，并视同内销征收增值税.。

• 违规3

违规事实：虚假单证备案

2016年期间凭借119笔报关出口业务向税务机关申请出口退税，涉及免抵退税额7,228,386.10元。经对119笔出口业务的备案单证情况进行检查，其中90笔出口运输单据（海运提单）经船公司及船代公司鉴定为虚假单证；8笔出口运输单据（海运提单）经与船公司及船代公司出具的真实海运提单对比明显不符，为虚假单证；4笔出口运输单据（载货清单）载明的发货人非你单位，为虚假单证；17笔出口运输单据（载货清单）经与广东省公安厅交通管理局查证的信息对比，存在车牌号、司机名称不一致等情况，为虚假单证。

处理决定：追缴已退出口退税并视同内销征税

对提供虚假备案单证的违法事实，追缴已退出口退税款，并视同内销征收增值税.。

• 违规4

违规事实：备案单证不全

2016年期间凭借3笔报关出口业务向税务机关申请出口退税，涉及免抵退税额124,473.86元。经对3笔出口业务的备案单证情况进行检查，其中1笔出口业务缺少出口运输单据（海运提单），2笔出口运输单据（载货清单）填写信息不全。

处理决定：追缴已退出口退税

对备案单证不齐、未按规定进行单证备案的违法事实，追缴已退税款124,473.86元。

1.《国家税务总局关于发布修订后的

2.《国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税有关问题的公告》（国家税务总局公告 2013年第65号）

3.3.《国家税务总局关于〈出口货物劳务增值税和消费税管理办法〉有关问题的公告》(2013年12号公告)

4.《财政部 国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》(财税〔2012〕39号)

5.《国家税务总局关于发布〈出口货物劳务增值税和消费税管理办法〉的公告》(2012年24号公告)

6.《国家税务总局关于出口货物退(免)税实行有关单证备案管理制度的补充通知》(国税函〔2006〕904号)

2020年7月21日，国务院办公厅发布《国务院办公厅关于进一步优化营商环境更好服务市场主体的实施意见》，文中第15条指出，年内推行无纸化单证备案。

2020年11月28日《关于国务院第七次大督查收集转办部分意见建议情况的通报》中提出建议及时优化出口退税单证备案制度，推行无纸化单证备案，允许企业自主选择单证留存形式，有效减轻企业负担。