导 读

数电发票已经在全国范围内受票试点一阵子了，很多企业都已经收到了来自供应商的数电发票，然而在数电发票的保存问题上，还是有些小伙伴没有搞清楚，下面就来详细讲解一下数电发票各个格式的区别，以及税务管理上，对于发票的管理要求是怎样的！

财务收到的数电发票一般来源于：

1、供应商开票；2、员工报销

通常接触到的数电发票有以下几种格式：

PDF、OFD、XML

一、PDF

PDF文件是我们最常收到的电子发票格式，有时收到的还可能是pdf格式的扫描件、图片等等。PDF虽然打印方便，预览发票也很便捷，但PDF并不是数电发票源文件，不支持对发票监章和电子签名有效性的查验，无法作为有效的入账凭证。

二、OFD

OFD是报销入账归档的电子凭证，其样式跟PDF没有区别。而两者最大的区别在于，OFD文件需要专门的插件程序“增值税电子发票板式文件阅读器”才能打开，并能查验发票监制章和电子签名的有效性。

三、XML

XML不同于PDF和OFD，形式上只是一串代码，记录发票的全部原文件数据，根据财政部会计司公布了《电子凭证会计数据标准》的通知，数电票报销归档要求接收方接收完数电票后，无需打印，直接以XML文件进行报销入账归档即可。其样式 如下：

注  意 ！

XML数据文件打开后只有数据字符，并不利于企业查询发票、预览发票，也无法直接打印出版式化发票样式，当企业面临财务审计、融资业务等需要出具纸质资料的情况时，XML文件就无法满足需求了。为了方便企业后续调用、查找发票方便，建议企业在存储XML文件的同时，一并存储可预览、可查看票面信息的PDF或OFD文件格式，并进行文件之间的关联。

为方便后续工作，财务可以采用以下几种组合形式管理存储数电发票：

那么问题来了，如何获取发票的PDF文件、XML文件、OFD文件和Excel数据？

PDF、XML和OFD格式的发票，以及Excel数据均可以在电子税务局-税务数字账户下载，如下图：

这么多电子文件，该如何安全存储，高效管理？

企业可选择以下几种方式存储发票文件及数据：

总  结

电脑/硬盘存储

1、本地电脑存储或硬盘存储均容易被病毒侵袭，硬件损坏也时长发生，文件数据极易丢失，不建议企业只进行本地或硬盘保存，风险非常大。

2、不适用于多人协作，本地存储或硬盘存储的文件，管理和查找不便于多人协作，当数据被变更和篡改后，无法确认操作人。

云盘存储

云盘存储文件虽然不容易导致数据丢失，但每次启用数据和文件都需要下载，在线预览受到网络带宽限制，加载非常慢，影响工作效率。

云盘查找数据也有诸多不便，使用一段时间后，很多企业都摒弃了这种方式。

旭诺票证管理系统

全面对接数电发票受票接口，一站式获取数电发票的全票面明细数据、数字化电子发票XML原文件、数字化电子发票OFD文件。

√电子发票（增值税专用发票）

√电子发票（增值税普通发票）

旭诺现行数字化发票管理方式，是将发票数据和文件甚至是业务相关文件（合同、银行水单、报销单等）关联存储，形成数据+文件的有机链条，发票的数据解析便于企业后续在线查询发票、预览发票详情信息和通过关键词筛选查找发票，支持将发票记录报销，避免重复入账导致税务风险，且原文件存储也符合税务管理规范，双重赋能企业票据应用+票据管理。

产品特点

发票获取最快时效T+0

自动同步全票种发票明细底账

自动清分数电发票，智能采集OFD、XML原文件

在线预览版式化发票

多条件筛选发票信息（开票时间段、所属期、认证状态等）

发票入账报销状态记录

云端保存发票数据和源文件

企业赋能

一、为企业建立数电票归集云平台，妥善集中保管数电票文件和数据，并支持对数电票报销进行记录。

二、建立发票管理链。将企业全部进销发票数据，标准化同步归档存储在本地端或云端，为进一步挖掘数据背后的经济价值打下基础。

三、“数电发票”必将强力推动电子会计档案管理，走向自动化、无纸化和价值化。为公司减少低附加值人力成本，释放更多活力和创造力。

自动同步 云端存储

日常管理 便捷查找

关键时刻 数据赋能

数流档证 管理合规

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