最近，发票电子化的风很大。
很多企业财务人员都很关注发票电子化以后，财务管理模式上的改变和调整。而目前仍使用纸质发票的财务，心中也有一些思虑，那就是：有没有必要将纸质发票也进行电子化留档？今天就来帮助财务人员梳理发票电子化存档的意义。
什么是“纸质发票电子化存档”？
“纸质发票电子化存档”其实是一种笼统的表述，关键点在于“电子化存档”具体的实施。电子化存档有三种具体实施方式：
1、影像存档：将纸质发票拍照、扫描并保存图片，或者保留发票的模拟影像资料。如下图，是票友发票管理系统的发票影像预览：
票友发票管理系统发票预览截图
2、数据存档：将纸质发票上面的数据进行表格存档或将发票数据载入到企业管理系统中，对发票进行数据化存档。
3、影像+数据存档：即进行影像存档，也进行数据存档。
纸质发票电子化存档的利弊分析
一、电子化存档的优势：电子化存档最大的优势是便捷性
1、方便查阅
从纸质资料中找到需要的文件非常不容易，尤其是体量较大的公司，每年的财务资料数以万计，当需要查找某类资料或者某个发票文件时，花费大量时间查找。但如果企业前期进行了电子化存档，通过发票号码可以直接打开发票的电子图片，那就可以做到3秒钟调阅到相关资料，节省大量的资料查找时间，同时也支持异地办公。
2、数据调用便捷
每年的年初、年尾都是财务人员最忙的时候，财务需要对企业全年的经营情况进行统计、汇总、分析，并向决策者出具相关的财务报表，财务数据不单可以反映出企业一年的经营状况和存在的问题，更能对公司第二年的经营方向提供最直接的数据支撑，指导公司的发展方向，规避可预见的经营风险，可见财务数据的重要性。而财务数据上的每个数字和字段的直接来源就是发票数据。
如果财务人员有足够全面的发票数据支持，那么在进行数据分析时，不论是从哪个维度分析，都可以调用到足够全面的数据，使得工作事半功倍。
二、电子化存档的弊端：电子化存档增加财务人员工作负担或企业需要支付相关成本
进行电子化存档的财务人员也有很多抱怨，虽然电子数据在应用时非常方便，但逐张手工整理发票数据信息的工作量很大，市场上也有相关的产品可以做到批量采集发票数据进行电子化存档，如果企业不愿意支付相关费用，那么完成大量的数据整理工作足已劝退很多人。这可能就是发票电子化存档的弊端吧！别担心！文章结尾，向企业财务推荐一款可以永久使用的发票电子化存档辅助软件——票友发票管理系统软件。
票友发票管理系统，是一款进项发票数据采集软件，可采集、查询、导出企业进项发票的全票面明细数据Excel和预览发票的电子票面信息。本系统适用于进项发票认证量多、有采购信息管理需求或发票信息化管理需求的企业，同时也适用于财务代账公司和代账财务获取发票数据使用。
具体功能如下：
发票初始化：采集12个所属期内的所有已认证发票及未认证的发票数据；
同步发票：插入税盘、UKEY同步企业进项发票数据；
发票预览：预览发票票面详细信息；
发票导出：导出Excel格式全票面明细数据；
切换企业：更换税控设备后切换企业，可在一台电脑上操作多个企业数据。
使用指南
1、软件下载：百度搜索票友发票管理系统，下载软件安装包
2、软件安装：解压压缩包，双击安装，安装后电脑插入税控设备，双击软件图标运行。
3、检测结果为“通过”时，输入数字证书密码，点击登录。
4、点击同步发票，系统自动进行发票初始化采集。
5、采集成功后，勾选发票，导出即可，点击发票预览可预览到发票票面明细。
6、点击“切换企业”按钮，电脑更换企业税盘，重新进行环境检测，可切换到其他企业的数据界面。
咨询热线：025-58219855
